The Story of Dennis Wasch, Innovatiemanager Gemeente Amsterdam

We zitten inmiddels in week 9 van de Corona crisis wanneer wij Dennis Wasch, innovatiemanager bij de Gemeente Amsterdam, geheel volgens de huidige “trend”, spreken via Zoom. Wij willen weten hoe hij de huidige situatie beleeft vanuit zijn rol als leidinggevende.

De bedrijfscultuur

In mijn werk zijn mijn team en ik constant bezig met het bedenken van innovatieve oplossingen, die het leven van de Amsterdammer beter of prettiger moet maken. Voor de Amsterdammer van nu, en die van de toekomst. Veel besluiten worden genomen op basis van feiten, waarden en intuïtie. Hiervoor wordt vergaderd. Veel vergaderd! Voor medewerkers is het nog best ingewikkeld om een goede afweging te maken bij welke vergaderingen je wel of niet moet zijn. En in onze cultuur speelt helaas ook mee dat je aanwezigheid bij een belangrijke vergaderingen ook belangrijk is voor je carrière. Daarnaast is er nog wel eens de misvatting dat een dag vol vergaderen wordt gezien als het goed uitvoeren van je functie. Doordat we elkaar nu niet meer spontaan tegenkomen in de gang, is onze zichtbaarheid ineens volledig afhankelijk geworden van digitale vergaderingen.

Doordat we elkaar nu niet meer spontaan tegenkomen in de gang, is onze zichtbaarheid ineens volledig afhankelijk geworden van digitale vergaderingen.

 Mijn team is getraind in “The Art of Listening”: hoor je echt wat iemand zegt? Begrijp je het ook en kan je het navertellen? Ook privé is dit een kunst die ik echt probeer toe te passen. Echter, daartegenover staat dat het vrij normaal is dat de wethouders tijdens grote vergaderingen ander werk zitten te doen totdat hun eigen agendapunt aan de orde komt. Binnen onze bedrijfscultuur is dit min of meer geaccepteerd en dit sijpelt natuurlijk door in de gehele organisatie. Er wordt te veel uitgetuned tijdens vergaderingen. Nu we digitaal vergaderen zie je dat mensen gaan appen of mailen tijdens de vergadering. En dat wordt steeds meer genormaliseerd. Maar het is ergens ook goed te begrijpen, want de crux is: enerzijds moet of wil je ‘aanwezig’ zijn op elke vergadering, maar anderzijds wil je ook je werk doen en relatief snel bereikbaar zijn. Helaas komt dat niet ten goede van de interactie. Het in goede banen leiden van productief overleg is dus een van de uitdagingen, zeker nu er alleen nog digitaal vergaderd kan worden.

Er wordt te veel uitgetuned tijdens vergaderingen. Nu we digitaal vergaderen zie je dat mensen gaan appen of mailen tijdens de vergadering. En dat wordt steeds meer genormaliseerd.....Helaas komt dat niet ten goede van de interactie.

Online vergaderen

Ik kan zoals jullie merken wel uren praten over dit onderwerp. Er zitten zowel voor als nadelen aan het werken op afstand. Het gekke is dat de voor- en nadelen elkaar soms ook tegenspreken. Zo zijn bepaalde vergaderingen ineens super efficiënt geworden nu alles digitaal moet, maar zijn er tegelijkertijd vergaderingen die plotseling juist vreselijk langdradig worden. Wat mij betreft zijn teamvergaderingen belangrijk om met elkaar collectieve kennis te ontwikkelen. Om elkaar te begrijpen, om samen te werken en om slimme verbanden te leggen. Dat gaat helaas niet als 90% van de aanwezigen niet aan het opletten is. In dat geval had het wat mij betreft ook gewoon per e-mail gekund.

Wat ik tot nu toe in elk geval wel heb kunnen concluderen is dat een open vergaderagenda niet werkt. Voor digitale vergaderingen is toch echt behoorlijk strakke en neutrale moderatie nodig en helpt het bovendien als de groep niet te groot is. Het maximale aantal ligt wat mij betreft op vier tot zes personen. Helaas is het niet altijd mogelijk om dit te sturen. Werk je in een team met twaalf collega’s dan moet je ook soms vergaderen met z’n twaalven, zo simpel is het. Feit is dat digitaal vergaderen nooit meer weggaat. We zullen dus op zoek moeten naar manieren om bij grote teamvergaderingen te stroomlijnen. Ik denk dat we veel scherper moeten krijgen: wat willen we uit de vergadering halen? En hoe zetten we iedereen aan tot luisteren en boren we onze collectieve intelligentie aan?

Het informele gesprek

Ondanks dat je elkaar veel spreekt tijdens de vergadering, mis je een heel belangrijk onderdeel. Namelijk, de informele ontmoeting. Het loopje naar de lift, of naar die andere vergaderruimte. Op kantoor zorgde ik er altijd voor dat ik tien minuten voor een vergadering aanwezig was en minimaal tien minuten na afloop bleef om na te praten. Daarnaast koos ik altijd dezelfde vaste werkplek in het kantoor. Dit zijn allen heel bewuste acties die ervoor zorgen dat mijn team mij altijd kan vinden en zij regelmatig informeel met mij kunnen overleggen. Deze informele ontmoetingen hebben niet alleen een positief effect op het saamhorigheidsgevoel, maar zijn ook ontzettend belangrijk voor korte momenten van ontspanning tussen alle vergaderingen door. “Door back to back digitale meetings, vaak ook nog cross platform, hebben we nauwelijks nog tijd om te resetten tussen verschillende overleggen. Moet je nagaan wat dat met je aandachtsspanne doet. We staan constant “aan” en ik merk dat dit de kwaliteit van vergaderen enorm verlaagt. De vraag ‘hoe zorg ik ervoor dat mijn teams niet van de ene naar de andere vergadering hoeven te springen’ houdt me dan ook enorm bezig.

We staan constant “aan” en ik merk dat dit de kwaliteit van vergaderen enorm verlaagt.

 De balans tussen werk en privé

Wat ik daarentegen wel weer mooi vind om te merken is dat het onderlinge begrip en de acceptatie van elkaars thuissituatie zijn gegroeid. Er is begrip wanneer een collega niet een volle werkdag redt omdat hij/zij thuis jonge kinderen heeft rondlopen. Ook zijn mensen opener naar elkaar toe, misschien wel omdat je letterlijk bij elkaar naar binnen kijkt tijdens de digitale meetings. Je ziet hoe iemand leeft: bij de een loopt er een kat door het beeld, bij de ander begint er ineens een kind te huilen. Dat zorgt ook voor een bepaalde intimiteit. Ik merk dat ook bij mezelf. Waar ik voorheen nog wel eens het idee had dat ik een ander persoon werd zodra ik door de deuren van het kantoor liep, zie ik dat nu totaal anders. Mijn visie is nu meer holistisch en ik ervaar dat het heel goed werkt om dicht bij jezelf te blijven. Misschien helpt het ook wel dat ik net vader ben geworden. Je kunt natuurlijk wel verschillende rollen aannemen en je gedrag aanpassen aan de situatie.

We zijn met elkaar een nieuwe realiteit aan het vormgeven en gedrag van leiders is van invloed op de hele organisatie en wordt nagedaan.

Leiderschap

Ik merk dan ook dat leiderschap in deze tijd belangrijker is dan ooit. Juist omdat de structuur nu soms mist. We zijn met elkaar een nieuwe realiteit aan het vormgeven en gedrag van leiders is van invloed op de hele organisatie en wordt nagedaan. Daarom is “practice what you preach” mijn adagium. Ik heb het goede voorbeeld te geven en ik word hierin ook uitgedaagd. In mijn team zijn o.a. de waarden luisteren en verbinden enorm belangrijk. Door de hoge werkdruk blijft er momenteel helaas te weinig tijd over om hierop te sturen. Het jeukt om individuen en teams te begeleiden, om ons collectief veel beter te houden aan de waarden van goede interactie. Wat mij betreft zijn de spelregels eenvoudig, maar je moet je er wel eerst bewust van worden, een spiegel voorgehouden krijgen. De analyse is heel duidelijk maar ik heb nu niet de tijd om hier interventies op te doen. Het vergt aanpassingen in mijn dagelijkse werkzaamheden. Wat doe ik wel, wat doe ik niet. Hoe houd ik het vergaderen minimaal en efficiënt. Waar ik ook graag training en hulp bij zou willen.

Toch kijk ik met bewondering naar wat we met elkaar hebben gepresteerd. De ambtenaren hebben de afgelopen tijd zo ongelooflijk hard gewerkt. Projecten waar normaal gesproken een jaar over wordt gedaan, zijn nu in enkele weken geklaard. Ondanks de grote uitdagingen denk ik dat we uiteindelijk vanuit het perspectief van de organisatie positief en met trots kunnen terugkijken op deze tijd.

Dennis, dan hebben we nog 1 vraag voor jou? Wat is jouw visie op leiderschap? 

Heb een helder en inspirerend verhaal, gebaseerd op waarden. Draag dit consequent uit en sta open voor feedback om het aan te passen. Organiseer dialoog, we moeten stoppen met debatteren en elkaar overtuigen. Dan gaan stellingen alleen maar verharden. Faciliteer een omgeving waar men luistert naar elkaar en elkaar vertrouwt waardoor collectieve intelligentie ontstaat en we de grootste maatschappelijke vraagstukken van onze tijd kunnen oplossen.