Betrokkenheid en teamverbinding - wat kunnen we leren van een echte people manager

Deze vraag stellen we aan Carly Woldring, werkzaam bij een grote internationale online advertentie website als Manager Software Development. Samen met vier collega’s draagt Carly zorg voor de software engineers in Nederland en België. 

In het kort: hoe ziet jullie organisatiestructuur eruit en wat is jouw rol?

Wij hebben horizontale en verticale teams die verantwoordelijk zijn voor de customer journey. In de horizontale teams zitten allerlei soorten mensen: front-end developers, back-end developers, mobiele developers, testers, data engineers, maar ook mensen van marketing. Ik ben echter niet verantwoordelijk voor een horizontaal team, maar voor een verticaal team van software engineers. Verticaal betekent in dit geval dat mijn team samen geen team vormt. De inhoud van het werk wordt bepaald door de leads (delivery leads, product owners, tech leads etc.); mijn verantwoordelijkheid ligt bij de mensen in mijn team en hun persoonlijke ontwikkeling. 

Vanwaar deze structuur?

Er is gekozen voor deze structuur omdat de focus van onze leads nadrukkelijk op het product ligt. Voor hen is het eigenlijk teveel om daarnaast ook nog voor de mensen te zorgen, zeker als ze meer dan tien mensen in hun team hebben. Daarom is er gekozen voor een structuur met horizontale en verticale lijnen. Zo is er volle aandacht voor zowel de inhoud, als voor de menskant. Wat mij betreft een hele slimme keuze, want in een gezond bedrijf kan het een niet zonder het ander.

Wat is jouw visie op leiderschap?

Ik vind het heel belangrijk dat mensen doen waar ze goed in zijn en op hun manier bijdragen, daarin wil ik ondersteunend zijn. Begrip en interesse zijn voor mij de belangrijkste aspecten. Op een luchtige en open manier te praten over hoe mensen zich voelen en waar ze tegenaan lopen. Mijn leiderschapsstijl is door de huidige situatie wat dat betreft ook niet veranderd.

Tijdens videogesprekken mis je toch de onderstroom.

Hoe is het nu om remote te werken vanuit jouw rol?

Het is heel anders natuurlijk. Normaal gesproken sprak ik iedereen persoonlijk om de week. Sinds we thuis zitten is dat overgegaan naar wekelijkse gesprekken via Zoom. Ik zie het vanuit mijn rol wel als een gemis dat we elkaar niet fysiek kunnen zien. Tijdens videogesprekken mis je soms toch de onderstroom. Daarnaast moet ik nu gesprekken voeren over gedrag dat ik niet met eigen ogen heb kunnen zien en dat voelt niet goed. Het kan gebeuren dat een lead mij vraagt om bepaalde feedback te bespreken met een medewerker. Normaliter gaat het zo dat wanneer ik ergens op word gewezen, ik daar vervolgens eerst zelf op ga letten. Dit doe ik door rond te lopen, vragen te stellen, bij standups aanwezig te zijn. Op deze manier zorg ik ervoor dat ik een collega kan aanspreken vanuit mijn eigen ervaring, maar dat kan nu niet. Daarom is onder de huidige omstandigheden vertrouwen misschien wel belangrijker dan ooit. Niet alleen voor ons als leidinggevenden, maar ook binnen de teams.

Hoe zorg je voor vertrouwen binnen de organisatie?

Binnen een team moet je kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van je teamleden, zeker als je elkaar niet face-to-face ziet. Dat kan soms een uitdaging zijn, vooral bij nieuwe teams die elkaar niet zo lang kennen en dus nog niet goed weten wat ze aan elkaar hebben. Om elkaar te vertrouwen is het in de eerste plaats noodzakelijk om eerlijk en open te zijn. Als je thuis bijvoorbeeld minder uren kan maken door je gezinssituatie, hoe communiceer je dat dan? Als ik naar mezelf kijk: ik heb een dochter van drie en moest aan het begin van de “lockdown”, toen de crèches nog dicht waren, de dagen met mijn man verdelen. Wij konden beiden geen hele dagen werken. In het begin vond ik dat best moeilijk, want hoe weten mijn collega’s bijvoorbeeld wanneer ik wel of niet aan het werk ben? Dat is even zoeken, maar als je hier niet transparant in bent, creëer je alleen maar onrust. 

We moeten zien te voorkomen dat er eilandjes ontstaan

Onder de huidige omstandigheden worden er andere kwaliteiten verlangt, of is het in ieder geval noodzakelijk om je kwaliteiten anders in te zetten. Ik denk dat vaardigheden als openheid en proactiviteit nu echt belangrijker zijn dan ooit, maar dat is voor de een natuurlijk makkelijker dan voor de ander. Daarnaast moeten we als organisatie in de gaten houden dat mensen niet uitzoomen. Dit om te voorkomen dat er afstand ontstaat niet alleen binnen teams onderling, maar ook tussen de teams.

Wat is het risico van afstand tussen teams?

We moeten zien te voorkomen dat er eilandjes ontstaan. De teams onderling spreken elkaar weliswaar veel, maar het contact tussen teams, dat momentje bij het koffieautomaat of in de lift, dat mis je nu. Wordt het straks het “nieuwe normaal” dat je alleen nog maar met je team contact hebt? Dat lijkt mij niet goed voor de organisatie.

Binnen de organisatie waarin ik werk is de samenwerking tussen teams juist super belangrijk, misschien nog wel meer dan bij andere bedrijven want we zijn heel erg op elkaar aangewezen. Ook al is de customer journey opgesplitst in onderdelen, het vormt uiteindelijk een geheel, dus je mag elkaar niet uit het oog verliezen. Als iemand technisch gezien niet verder kan dan wordt er wel een berichtje gestuurd, maar het ‘samen gevoel’, die fijne cultuur en gezelligheid, zijn wat mij betreft net zo belangrijk voor de kwaliteit die we leveren. Als dat afneemt dan zal het op den duur ook afbreuk doen aan de samenwerking en uiteindelijk een negatieve impact hebben op de kwaliteit van het werk dat we leveren. Ik probeer er daarom aan bij te dragen dat we de cultuurwaarden die we hebben, vasthouden. Ook nu we op afstand werken.

Hoe heeft de organisatie zich de afgelopen maanden opgesteld?

Tot nu toe heb ik alleen maar lof voor hoe het de afgelopen maanden is gegaan. De eerste weken was het voor iedereen natuurlijk wennen en zoeken naar een nieuw werkritme, maar vanuit de organisatie is dat gelijk ontzettend goed opgepakt. Zodra bijvoorbeeld werd gesignaleerd dat er heel veel in de avonduren werd gewerkt, met name door de ouders, is er meteen gezegd ‘dat willen we niet. Iedereen heeft tijd nodig om bij te komen en met z’n gezin door te brengen, dus ga alsjeblieft niet ‘s avonds werken’. Zoiets doet heel veel. Dat er vanuit de organisatie begrip wordt getoond voor ieders persoonlijke situatie haalt niet alleen bij mij persoonlijk, maar bij iedereen, de druk eraf en dat is ontzettend belangrijk want het zijn juist deze factoren die stress veroorzaken.

Ook de CEO’s maken tijd vrij om nieuwe werknemers te ontmoeten

Hoe zou je de organisatiecultuur binnen jouw organisatie omschrijven?

Er is een hele sterke positieve en verwelkomende cultuur. De persoonlijke klik is veelal belangrijker dan de technisch kant, want het technische kun je immers leren. Iedereen is ontzettend open en behulpzaam, dat begint al bij het onboarden. Dat laatste is, nu we niet meer op kantoor werken, natuurlijk wel een uitdaging, maar ook daarvoor is direct een plan gemaakt. Als nieuwe werknemer krijg je van te voren een welkomstbrief, waarin praktische informatie staat, maar bijvoorbeeld ook een foto van je buddy. Deze buddy zorgt ervoor dat je iedereen in jouw team persoonlijk leert kennen en helpt bij vragen over het werk. Daarnaast worden nieuwe collega’s voorgesteld tijdens de wekelijkse demo waarbij vrijwel iedereen uit de organisatie aanwezig is en worden er online meetings voor hen georganiseerd. De aandacht voor de menskant blijft ook nu net zo belangrijk en dat wordt op alle lagen binnen de organisatie ondersteund. Ook de CEO’s maken tijd vrij om nieuwe werknemers te ontmoeten, dat zegt wel wat.

Hoe behoud jij de verbinding met jouw team?

Ik zie het als mijn taak om aan te voelen en te onderzoeken waar de behoeftes liggen binnen mijn team. Omdat ik uitsluitend individueel contact heb met mijn collega’s ben ik in staat om maatwerk te leveren. Dat is ontzettend fijn want ieder mens is anders en vraagt in die zin om een andere benadering. Ik probeer daarin ook creatief te zijn. Zo ga ik bijvoorbeeld met een collega, die in de buurt woont, wandelen in plaats van ons wekelijkse Zoom kwartiertje en met andere collega’s, drink ik soms een paar keer per week virtueel een bakje koffie. Gewoon om bij te praten en te vragen ‘hoe gaat het met je?’, ‘hoe was je weekend?’. Ik ben blij dat ik die mogelijkheid heb en het blijkt tot nu toe gelukkig ook ontzettend goed te werken. Wat bovendien een leuke bijkomstigheid is, is dat ik hierdoor ineens ook veel meer van mijn collega’s te weten ben gekomen; dingen die ik anders misschien wel nooit had geweten en dat vind ik heel bijzonder.

Tijd lijkt kostbaarder geworden en dat vind ik een mooie ontwikkeling

De huidige situatie biedt dus ook kansen. Zijn er andere veranderingen die je zou willen behouden?

Tot de Corona-crisis was het in principe not done om thuis te werken. De meeste teams werkten zelfs nog met whiteboards op kantoor. Inmiddels is volgens mij wel bewezen dat thuiswerken prima kan, dus ik zou het heel fijn vinden om in de toekomst in elk geval een dag per week vanuit huis te kunnen werken. Het geeft rust en scheelt een hoop (reis)tijd. Daarnaast heeft deze periode ook aangetoond dat niet alle meetings altijd face to face hoeven te zijn.

Ik denk dat mensen in de afgelopen maanden anders met hun tijd hebben leren omgaan, zeker mensen met kinderen. Er wordt nu veel meer via Slack besproken en niet meer voor elk wissewasje een meeting ingeschoten, we hebben geleerd dat drie uur vergaderen echt niet nodig is en we nemen sneller beslissingen. Op een bepaalde manier lijkt het wel of tijd kostbaarder is geworden en dat vind ik een mooie ontwikkeling.

Heb jij als echte people manager nog een tip?

Mijn belangrijkste tip is: stel vragen en check regelmatig in bij je collega’s. Wat mij echt heeft geholpen, is om het contact met mijn team te intensiveren naar minimaal een keer per week. Het maakt niet uit of je over koetjes en kalfjes praat. Het gaat erom dat je feeling houdt met je mensen en weet wat er speelt. Om te zorgen dat je verbonden blijft is het juist belangrijk om niet alleen maar over het werk te praten. Ik zie het als mijn taak om ervoor te zorgen dat mensen betrokken blijven. Dat betekent dat ik ook moet signaleren wanneer die betrokkenheid afzwakt, want juist nu kunnen mensen heel makkelijk uitzoomen. Dus zorg ervoor dat je iedereen erbij houdt.

Kun jij ook wel wat hulp gebruiken bij het leidinggeven (op afstand)? Het re-connecten van jouw team, het oplossen van conflicten en het opbouwen van vertrouwen? Neem dan contact op met The Force Factory, www.theforcefactory.nl